企业物资采购监督与管理研究

时间:2023-09-23 06:50

摘 要:物资采购是企业重要的经济活动,对企业降低降低经营成本具有十分重要的作用。从分析企业物资采购存在的主要问题入手,从三个方面提出了提高企业物资采购质量的意见建议。

关键词:企业;物资采购;监督;管理

中图分类号:F2

文献标识码:A

文章编号:1672-3198(2012)08-0040-02

1 引言

随着我国石油石化企业逐步进入国际化市场和国外石化企业逐步进入我国市场,石化市场的竞争日趋激烈,使得企业对降低成本的渴望更为迫切,因此降低成本已经成为了大多数石化企业都十分关注的课题。据相关数据显示,生产型的企业至少要销售额的50%来进行原材料、零部件的采购,而中国的工业企业中,各种物料的采购成本更是高达企业销售额的70%。显而易见,采购绝对是企业成本管理中“最有价值”的部分。尤其对于石化企业而言,其工艺流程相对复杂,对各类原材料和设备的需求量十分巨大,按照石油工业物资分类和代码划分,各类物资共60个大类,609个种类和2802个小类,面对如此众多的物资采购种类,只有在物资采购监督与管理方面下大力气,花大工夫,才能确保企业物资采购工作顺利、圆满地进行。

2 目前我国企业物资采购监督与管理方面存在的主要问题

通常意义上讲,企业物资采购主要是指企业对生产经营所需的各类物资器材的购买、管理等方面的行为,但在实际的工作中其包含内容不仅仅如此,还应有对采购物资的保管、使用等内容。但由于企业一直在物资采购方面重购买、轻管理等因素的影响,导致企业在物资采购管理和监督工作方面还有很多的问题,亟待解决。

2.1 企业物资采购流程不规范

企业物资采购流程从所涉及的工作内容来看,主要包括有物资使用单位提供需求、物资采购计划编制、物资采购计划审核、目标市场调研、物资供应商的确定与选择、物资运输保管、物资使用等方面。但从笔者多年的工作实践经验,在企业物资采购流程方面还存在着以下几个方面的内容,一是企业物资采购计划编制不合理。在企业物资采购计划编制的过程中片面依靠物资使用单位的需求,而没有针对其实际物资消耗和使用情况进行有效的调查和分析,导致物资采购计划往往与实际需求不一致;二是物资供应商的确定与选择阶段,对相关制度遵守不严格,存在人为因素影响供应商确定的问题,运行不规范、监督不到位,使得企业在物资采购方面人为的加大的采购成本;三是物资采购后的管理和使用不严格。工作中重采购轻管理、重使用请保管的问题十分严重,使得物资采购成本提高,浪费现象严重,导致企业资金流失。

2.2 企业物资采购模式不科学

根据相关的研究显示,企业物资采购模式的选择与确定对企业采购成本会产生一定的影响。从目前企业采购的模式看通常包括有集中采购和分散采购两种不同的模式。尤其石化企业自身的特点,使得企业在进行物资采购时多采取分散采购的模式,导致了企业物资采购渠道分散,特别是由于采购物资种类繁多难以对产品供应商的服务水平、商业信誉等方面进行全面的调查核实,导致企业存在着物资采购的风险。同时部分企业还应用传统的买卖谈判或订货等方式,网上订单、电子商务以及先进的招投标采购方式没有得到广泛的使用,也对企业物资采购活动造成了一定的不利影响。

2.3 企业物资采购库存管理有弊端

物资采购活动是一个连续的企业活动,不能仅将其看做是物资的购买这一单一的工作,更应当将物资采购后的运输、保管、分发等工作纳入到物资采购的整体活动范畴之中。但在现实的工作中,往往由于传统观念的影响,企业管理者往往将注意力放在的物资采购的单一阶段上,忽视了对采购物资产品的使用、保管、分配等方面的内容,而由于石化企业工作涉及范围广,情况变化快,因此,往往某些物资采购计划与现实需要存在着一定的差别,而如何在最大限度的范围内使采购的物资发挥最大的效能,才是物资采购活动的重要目的,而现实中企业只是依据计划编制进行落实,并没有进一步核实现实的情况需要,往往出现一些急需的单位无法使用,

不急需的单位则存在不少库存的现象,给企业生产经营成本带来不利的影响。

2.4 企业物资采购人员素质有待提高

企业物资采购人员的素质决定着物资采购工作能否顺利进行,影响着企业下一阶段生产经营能否顺利完成。而受到长期计划经济的影响,企业在物资采购人员的选拔和使用上通常存在着“重思想轻技能”、“重使用轻监督”的问题。“重思想轻技能”就是对物资采购人员往往过分看重其职业道德素质水平,忽视其对企业生产所需物资设备的技能的培养,虽然随着法制建设和企业管理制度的逐步完善,物资采购活动日趋“阳光化”,但在物资能否确实满足企业生产需要方面却还有许多工作要做。“重使用轻监督”,就是过分依赖物资采购人员自身的思想道德的影响,而忽视在监督管理制度方面的制约作用,许多监督管理制度只停留在了文字上,而忽视在实际工作中的落实。

3 提高企业物资采购监督与管理质量的意见建议

3.1 大力提倡集中采购模式下的物资采购活动

集中采购是大型企业降低采购成本,提高企业利润的一项重要转变,是企业物资采购活动的发展趋势,这种将“无计划随意采购”变为“预算约束内采购”、“多个人跑市场”变为“专业人员为主跑市场”、“各个部门搞采购”变为“专业机构为主搞采购”、“依靠人的监督”变为“依靠程序监督”的转变能够建立统一管理、分工明确、有效监督、顺畅高效的采购管理体系。具体来讲主要从四个方面做好工作:一是要统一招标采购。由企业决策部门牵头,全面了解各部门需求情况,直接面向生产厂家招标,减少流通环节。采购遵循公开、公平、公正和效益优先的原则,实行比价采购,优中选廉。二是统一购销价格。同实行统一的质量要求和采购价格、销售价格,同时将相关信息在网络和企业内部进行公布,主动接受监督。三是统一直接配送。供货合同要规定供货商责任,对供货不及时、质量和数量不符合要求的行为,明确处罚办法,并有相应的应急配套措施保证物资及时供应,维护监所安全稳定。四是统一支付。由企业总部出具的物资采购中标通知书、采购合同、采购物资验收报告和原始发票,各部门或分公司对总部相关费用进行统一支付。

3.2 大力加强物资采购制度建设

全面落实相关物资采购制度的落实。一是要对各企业提出的采购计划进行认真核实,确保采购计划的合理科学,物资采购部门要对上报的计划进行现场核实,多方了解调查,同时采取备案登记等方式,长期了解企业生产经营情况,避免出现误报、乱报等现象的发生;二是要多方协调形成合力。理顺采购管理关系,完善采购运行机制,扩大集中采购范围,夯实采购建设基础,加强采购工作指导,统筹调度、配置、使用各种采购保障资源,使采购管理的筹划、组织实施、绩效考评、监督管理等,做到“不缺位”、“不越位”,防止动作程序上的脱节,搞好工作的衔接,形成最大整体合力,保证采购工作顺畅高效运转。三是要加强对采购物资的使用情况的跟踪登记,加强对物资的管理。特别是对已经采购的物资,从管理、保管、使用方面加强登记备案,提高物资的使用率和经济效益,降低企业经营成本。

3.3 大力提高物资采购人员的自身素质

物资采购不仅仅要求采购人员具有过硬的思想,更要其有着丰富的经验,能够熟悉企业相关生产经营活动。因此,一方面要加强对现有人员的培养,从人员选拔、使用、培训方面加大力度,让其充分了解企业生产经营的实际情况,从而确保物资采购工作的顺利进行;另一方面,要注重在企业一线人员的选拔,将那些熟悉企业生产实际、了解企业所需的人员充实到企业物资采购活动中,提高物资采购的针对性。同时要加大对相关人员的监督管理,通过制度落实、奖惩措施等方式,提高监督管理的力度,确保物资采购工作的高质量。

参考文献

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